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Elektronische Archivierung – Kostensenker oder Risikotreiber?

Veröffentlicht am von - Kategorie: E-Business

Elektronische Archivierung – Kostensenker oder Risikotreiber?Die von der Bundesregierung initiierte und vom Finanzministerium koordinierte Arbeitsgruppe „Einfacher Steuern zahlen“ hat sich unter der Leitung des Statistischen Bundesamtes und in Zusammenarbeit mit Wirtschaftsverbänden der elektronischen Archivierung von Unternehmensdokumenten angenommen.

Zielsetzung dieses Vorhabens war es, Maßnahmen und Konzepte anzustoßen, die bei Unternehmen zur Entlastung durch Reduktion von Bürokratiekosten führen sollten. Ausgangspunkt war die These, dass die unwirtschaftliche Aufbewahrung von Belegen und Unterlagen insbesondere bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) wesentlicher Kostentreiber ist.

Im Rahmen einer Untersuchung befasste man sich deshalb mit vermeintlichen Hindernissen, die einer Verbreitung der elektronischen Archivierung entgegenstünden. Ergebnis war, dass es notwendig sei, die Kultur des elektronischen Datenaustausches zu fördern, indem ein rechtssicherer Rahmen geschaffen würde und die Verantwortlichen durch Fachinformation überzeugt werden müssten. Es herrsche auch bei vielen eCommerce-KMU und deren Beratern ein Zustand vor, der höchstens Ansätze von Digitalisierung und Automatisierung erahnen ließe. Lediglich in Branchen mit hohem Margendruck oder schon vorangeschrittener Massendatenverarbeitung sei der Grad der Digitalisierung und Automatisierung höher. Der Bereich der Archivierung, auch aus steuerrechtlicher Sicht von höchster Bedeutung, werde jedoch einer geringen Bedeutung beigemessen. Zudem wären unvollkommene Lösungen, fehlende Kompetenzen sowie Fragen der Rechtssicherheit von großer Bedeutung. Insgesamt überwögen jedoch die Vorteile gegenüber den Nachteilen.

Auch wenn Kritiker die elektronische Archivierung als weiteren Schritt zur Erleichterung der digitalen Betriebsprüfung wahrnehmen, lassen sich digitale Entwicklungen in der Wirtschaft nicht aufhalten. Der Grad der Standardisierung kann mit zertifizierter Software und klugen Archivierungslösungen Zeit und Kosten sparen. Gerade eCommerce-Unternehmen besitzen oftmals ein Einsparungspotenzial und vermeiden durch Digitalisierungsprozesse Mehrarbeit.

Die Fortentwicklung des elektronischen Rechnungsstandards „ZUGFeRD“ (vgl. BLOG-Artikel von Dr. Mario Wagner) wird dazu beitragen, dass die Attraktivität des rein digitalen Rechnungswesens zunehmen und eine gute, geprüfte elektronische Archivierung notwendig werden wird. Auch die Veröffentlichung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) durch die Finanzverwaltung stellt bereits einen weiteren Schritt zur vollkommen elektronischen Abwicklung des Rechnungswesens dar. Diesen Veränderungen werden zu Herausforderungen auf unterschiedlichen Ebenen der IT- und Tax-Compliance führen.

Nutzen Sie jetzt die erleichterten Einstiegsmöglichkeiten für elektronische Rechnungen!

Veröffentlicht am von - Kategorie: E-Business, Umsatzsteuer

Jetzt umsatteln auf das ZUGFeRD: Vereinfachung für die neue elektronische RechnungNoch sind elektronische Rechnungen nicht weit verbreitet, denn bislang wurden diese als sperrig,  kompliziert, rechtsunsicher und aufwendig empfunden. Technische Vereinfachungen sowie gesetzliche Änderungen entziehen diesen Vorurteilen nun die Grundlage. Ursache dafür ist das neue Rechnungsformat „ZUGFeRD“ (Zentrale User Guidelines Forum elektronische Rechnung Deutschland).

Bei der Ausstellung der ZUGFeRD-Rechnungen im neuen PDF/A3-Format wird zusätzlich zu den Bilddaten der Rechnung ein entsprechender XML-Datensatz verschickt. Dieser kann dann beim Rechnungsempfänger automatisch verarbeitet werden. Somit können die Wünsche und Bedürfnisse der Rechnungsempfänger unabhängig davon befriedigt werden, ob diese „old school“ die Bilddaten oder das Datenpaket nutzen. Im Zuge der fortschreitenden Automatisierung wird die Bedeutung dessen zunehmen.

Mittels der Verwendung von ZUGFeRD-Rechnungen ergeben sich zahlreichen Vorteile: Bei Eingangsrechnungen kann, sofern eine automatisierte Rechnungsverarbeitung erfolgt, in der Regel viel Zeit eingespart werden, so dass das Zeitfenster für eine Wahrnehmung eines möglichen Skontoabzug größer wird. Erfahrungen zeigen, dass viele Buchführungsprogramme, die auch im Mittelstand eingesetzt werden, bereits mit dem ZUGFeRD-Format kompatibel sind. Bei Ausgangsrechnungen sind die Vorteile und Einsparpotenziale weitaus größer: Neben den zu erwartenden Kosteneinsparungen für Porto und Papier, zeigen erste Erfahrungen, dass es zu einer hohen Akzeptanz bei Neu- und Bestandskunden kommt, gemessen anhand eines deutlich früheren Zahlungseingangs bei den Rechnungsstellern. Die Sorge vor Beanstandungen seitens des Finanzamts sind unbegründet, da das ZUGFeRD-Format allen steuer- und handelsrechtlichen sowie EU-rechtlichen Anforderungen gerecht wird.

Unser Tipp: Umdenken – oder besser: Jetzt umsatteln auf das ZUGFeRD!

Weiterführende Informationen finden Sie unter: http://www.ferd-net.de