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Elektronische Archivierung – Kostensenker oder Risikotreiber?

Veröffentlicht am von - Kategorie: E-Business

Elektronische Archivierung – Kostensenker oder Risikotreiber?Die von der Bundesregierung initiierte und vom Finanzministerium koordinierte Arbeitsgruppe „Einfacher Steuern zahlen“ hat sich unter der Leitung des Statistischen Bundesamtes und in Zusammenarbeit mit Wirtschaftsverbänden der elektronischen Archivierung von Unternehmensdokumenten angenommen.

Zielsetzung dieses Vorhabens war es, Maßnahmen und Konzepte anzustoßen, die bei Unternehmen zur Entlastung durch Reduktion von Bürokratiekosten führen sollten. Ausgangspunkt war die These, dass die unwirtschaftliche Aufbewahrung von Belegen und Unterlagen insbesondere bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) wesentlicher Kostentreiber ist.

Im Rahmen einer Untersuchung befasste man sich deshalb mit vermeintlichen Hindernissen, die einer Verbreitung der elektronischen Archivierung entgegenstünden. Ergebnis war, dass es notwendig sei, die Kultur des elektronischen Datenaustausches zu fördern, indem ein rechtssicherer Rahmen geschaffen würde und die Verantwortlichen durch Fachinformation überzeugt werden müssten. Es herrsche auch bei vielen eCommerce-KMU und deren Beratern ein Zustand vor, der höchstens Ansätze von Digitalisierung und Automatisierung erahnen ließe. Lediglich in Branchen mit hohem Margendruck oder schon vorangeschrittener Massendatenverarbeitung sei der Grad der Digitalisierung und Automatisierung höher. Der Bereich der Archivierung, auch aus steuerrechtlicher Sicht von höchster Bedeutung, werde jedoch einer geringen Bedeutung beigemessen. Zudem wären unvollkommene Lösungen, fehlende Kompetenzen sowie Fragen der Rechtssicherheit von großer Bedeutung. Insgesamt überwögen jedoch die Vorteile gegenüber den Nachteilen.

Auch wenn Kritiker die elektronische Archivierung als weiteren Schritt zur Erleichterung der digitalen Betriebsprüfung wahrnehmen, lassen sich digitale Entwicklungen in der Wirtschaft nicht aufhalten. Der Grad der Standardisierung kann mit zertifizierter Software und klugen Archivierungslösungen Zeit und Kosten sparen. Gerade eCommerce-Unternehmen besitzen oftmals ein Einsparungspotenzial und vermeiden durch Digitalisierungsprozesse Mehrarbeit.

Die Fortentwicklung des elektronischen Rechnungsstandards „ZUGFeRD“ (vgl. BLOG-Artikel von Dr. Mario Wagner) wird dazu beitragen, dass die Attraktivität des rein digitalen Rechnungswesens zunehmen und eine gute, geprüfte elektronische Archivierung notwendig werden wird. Auch die Veröffentlichung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) durch die Finanzverwaltung stellt bereits einen weiteren Schritt zur vollkommen elektronischen Abwicklung des Rechnungswesens dar. Diesen Veränderungen werden zu Herausforderungen auf unterschiedlichen Ebenen der IT- und Tax-Compliance führen.